Conheça a importância do planejamento orçamentário e saiba como desenvolver o seu

Fim do ano chegando, é hora de estruturar as ações do próximo exercício. E a melhor maneira de fazer isso é elaborando um planejamento orçamentário, recurso fundamental para você prever o quanto precisará gastar entre investimentos e manutenção das operações e também para estabelecer uma previsão de vendas. Além, claro, de estimar eventuais outros ganhos.Em condições normais de funcionamento do negócio, esse panorama deve ser feito para que a sua empresa opere de maneira saudável e organizada. Quando acontecer alguma eventualidade, como a necessidade de uma reestruturação, corte de custos, mudança de processos ou ação contra crises, uma outra alternativa é recorrer ao orçamento base zero, sobre o qual já falamos aqui.A diferença do planejamento orçamentário comum e do orçamento base zero é que, no primeiro, você considera os dados do ano vigente e dos exercícios passados para produzir as estimativas do período seguinte. No segundo, tudo é feito do zero, buscando novas soluções para rotinas comuns com o objetivo de diminuir os custos e despesas da empresa.Mas como sai muito caro e trabalhoso fazer um orçamento base zero todos os anos sem conduzir a empresa a erros e a uma redução da produção, o planejamento orçamentário é o caminho mais eficaz, seguro e menos complexo de se organizar a empresa para o próximo exercício. Então, vamos esclarecer como desenvolvê-lo!

Como fazer seu planejamento orçamentário

A base para o planejamento orçamentário são as informações do ano vigente. Então, o primeiro passo é reunir os dados que permitam verificar se o orçamento feito no ano anterior foi cumprido. Caso você não tenha feito esse orçamento de maneira documentada, coloque no papel o que você esperava e se esse objetivo foi alcançado ou não. Se tiver valores, melhor.Além do ano vigente e do comparativo com o planejamento orçamentário anterior, é importante ter informações sobre os outros anos da sua empresa (se eles existirem). Dessa forma, você consegue visualizar a evolução do seu negócio e conhecer o padrão de gastos e ganhos ao longo dos anos. Saber disso garante uma previsão mais acertada!Tendo em mãos o seu contexto interno, agora é hora de olhar para fora. Não há maneira de se fazer um bom planejamento orçamentário sem conhecer como está o mercado, a oferta e a demanda. São informações fundamentais para que se possa estabelecer um panorama realista. Então, pesquise a previsão dos especialistas sobre a economia para o ano seguinte.Depois dessas etapas preparatórias, chegou a hora de você desenhar como será sua operação no ano seguinte. Vamos lá?

Vendas, custos e despesas

A ordem natural de elaboração do planejamento orçamentário é: faça uma previsão de vendas conforme o contexto que você visualizou do mercado e com base nas suas pretensões comerciais, calcule despesas, custos e impostos e planeje investimentos. Porém, é bom que cada etapa seja cumprida mais ou menos ao mesmo tempo.Isso porque um volume maior de produção, por exemplo, exige mais custos. E se você está pretendendo controlá-los, vai ter que adequar as vendas à sua capacidade atual, evitando situações que exijam contratações, ampliação da infraestrutura e outras demandas que inflacionem seu caixa. Por isso é tão importante calcular os investimentos, porque eles vão permitir que você faça tudo isso sem um impacto negativo nas contas ― falaremos sobre isso mais adiante.Então, faça assim: siga a ordem natural de desenvolvimento do planejamento orçamentário, mas sempre volte à etapa anterior para saber se os números fazem sentido com sua expectativa. Em todos os casos, é interessante inserir desafios que exijam esforço (como vendas maiores e custos e despesas menores). Entretanto, tudo precisa ser realizável.

1 - Estabeleça seu volume de vendas

O volume de vendas é que vai definir o quanto você terá de gastos ao longo do ano. Por isso, começar por esse tópico permite ter uma noção melhor das previsões e simulações dos outros aspectos do planejamento orçamentário. E como ter ideia do quanto é possível vender no ano seguinte? Bom, para início de conversa, é claro que o melhor é vender mais do que no ano vigente, certo? Então, com base na sua análise de mercado (capacidade de atendimento dos fornecedores, movimentos da concorrência, expectativa de demanda e cenário econômico), acrescente uma porcentagem de crescimento em relação ao resultado mensurado no exercício atual.Isso pode ser feito de duas maneiras: o primeiro é por canais de distribuição, detalhando o caminho que o produto ou serviço vai fazer para chegar ao consumidor final e quanto cada um deles vai adquirir para atender os seus clientes. O segundo é por mix de produtos, focado na quantidade de mercadoria a ser comercializada.

2 - Projete seus custos e despesas

Você já viu aqui no blog a diferença entre custos e despesas, certo? No planejamento orçamentário fica claro o quanto conhecer o significado de cada um desses conceitos é importante. Nesse momento, é fundamental saber do que se está falando para não errar nas projeções.Recapitulando: os custos são referentes ao que está ligado diretamente à produção do seu bem ou serviço, enquanto as despesas dizem respeito ao valor necessário para manter sua empresa funcionando, mas que não está associado ao que você produz.Sabendo disso, e tendo noção do quanto você terá em caixa a partir das estimativas de vendas, vamos começar pelas despesas, que normalmente são fixas: o aluguel do imóvel em que sua empresa está instalada, a folha de pagamento, benefícios e direitos trabalhistas, zeladoria, segurança, internet, telefone, entre outros gastos. Depois, é hora de cuidar dos custos. Já que você sabe o quanto quer vender, é hora de verificar o quanto de matéria-prima será necessária para abastecer a produção, além das manutenções. Neste ponto vale lembrar o que falamos anteriormente: sempre volte ao planejamento de vendas para saber se as receitas vão dar conta de cobrir os custos.

3 - Calcule os impostos

É inevitável incluir os impostos no planejamento orçamentário. Eles consomem uma parcela importante das suas receitas (em média, ⅓ dos custos). Diante dessa realidade, atente-se para apontar os débitos e créditos tributários. A sua contabilidade pode ajudar nesse trabalho!

4 - Faça investimentos!

Você lembra que nós falamos que as expansões precisam ser planejadas para não inflar seus custos além da capacidade que a sua empresa tem de cobrir? Então! A melhor forma de crescer é fazendo investimentos. Eles podem ser classificados de duas formas: estruturais ou financeiros. Contudo, para que os estruturais saiam do papel, você precisa da segurança financeira.Se você não tem uma reserva de dinheiro, neste planejamento orçamentário a parte dos investimentos deve focar nas aplicações, que podem ser de renda fixa ou variável. A primeira é mais previsível e segura, porque sofre pouca ou nenhuma influência das oscilações do mercado. Já a segunda pode até garantir mais rentabilidade, mas exige uma administração mais cautelosa e constante, além de concentrar mais riscos.Após cumprir todas essas etapas, o seu planejamento orçamentário está pronto! Agora é só acompanhar para verificar se tudo o que foi colocado no papel vai se concretizar. Caso surja alguma dificuldade ou oportunidade imprevista, você pode (e deve) fazer os ajustes que julgar necessários para adequar seu documento à realidade. Esperamos que este artigo tenha sido esclarecedor. No entanto, se ainda restar alguma dúvida, é só mandar uma mensagem para gente ou comentar no espaço abaixo. Estamos sempre à disposição para auxiliar você!